コラム

トランクルームと文書保存庫の違い

トランクルームと文書保存庫は用途やサービス内容には大きな違いがあります。 トランクルームは、文書や物品を保存するために利用する場所であり、ご自身で出し入れすることが一般的です。 一方、文書保存庫は、企業や自治体などが業務上必要とする重要な文書を保存する施設です。保存される文書は機密性が高く、長期的な保存が求められます。そのため、文書保存庫には防火・防水・防盗などの高度なセキュリティ対策が施されており、文書の管理や取り出しには専門的なスタッフが関与することが一般的です。
トランクルームをご利用される場合、1箱あたり15kg程度になる文書保存箱の運搬が業務負担になります。運搬には台車が必須ですが、台車の無いオフィスも多くあります。私たち文書センターでは、文書配送専任者が、ご依頼から半日で文書を事務所までお届けします。

保有年月管理により、不要文書の溶解処理も可能

トランクルームの場合、文書保存箱の保有年限管理や棚の設置もお客さまご自身で行うことになります。しかし私たちの文書センターでは全ての文書保存箱に個別のバーコードを付与して、所在管理・保有年限管理も行います。一定期間が経過し、お客さまに不要と判断いただいた文書は機密文書として溶解処理を行っています。